1-مقدمه:
ده برنامه تحول در نظام اداری کشور که نشأت گرفته از متن سیاست های کلی نظام اداری ابلاغی مقام معظم رهبری، سند چشم انداز، لایحه برنامه پنجم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی در چارچوب سیاست های کلی دولت محترم میباشد، به منظور توانمند سازی دستگاههای اجرایی کشور و تربیت مدیران و کارشناسان کارآمد و تحول آفرین در تاریخ 28/04/89 به ادارات و سازمانهای دولتی ابلاغ گردید. هر چند تحول در نظام اداری و مدیریت دولتی یا به تعبیری متناسب کردن و شایسته گرداندن آن ضرورتی حیاتی و اجتناب ناپذیر است و علیرغم اهمیت این مباحث در ارتقاء سطح کیفی خدمات و فعالیتها و نیز پیشرفت و توسعهی دانشگاه، بنا به دلیل عدم وجود متولی مشخص برای انجام دستورالعملها، آئین نامهها و مقررات مربوط به تحول اداری، بخش عظیمی از این برنامهها در دانشگاه عملیاتی نشده است. با استناد به مواد قانونی [1]و تحقیق و الگو برداری از سایر دانشگاهها و موسسات دولتی، به نظر میرسد استقرار یک اداره تحت عنوان "ادارهی نوسازی و تحول اداری" تحت نظارت مدیریت اداری دانشگاه بتواند سهم بزرگی از این فعالیت ها را ساماندهی و اجرا نماید.
2- ساختار سازمانی:
اداره نوسازی و تحول اداری متشکل از دو واحد زیر می باشد:
الف- واحد بهبود مدیریت و سرمایه انسانی
ب- واحد بهبود روشها و فن آوری اطلاعات
3-چشم انداز :
برنامهریزی برای دستیابی به توسعه اداری و رسیدن به نظام اداری مطلوب در دانشگاه در راستای سیاستها و برنامهریزیهای دولت و برنامههای تحول اداری
4-مأموریت و اهداف:
1- اصلاح نظام اداری دانشگاه در جهت دستیابی به یک نظام اداری مؤثر و کارآمد
2- ارتقاء کیفیت ارائه خدمات به ارباب رجوع
3- پیگیری و اجرای مصوبات و آئیننامههای مرتبط با فساد اداری و مبارزه با آن
4- اصلاح فرآیندها, روشهای انجام کار و توسعهی فنآوری اداری
5- نهادینهکردن فرهنگ تحول اداری در دانشگاه
5- شرح وظایف کلی:
5-1- ساماندهی نیروی انسانی
5-1-1- تدوین برنامهی نیروی انسانی دانشگاه
5-1-2- مهندسی مجدد مأموریتها و وظایف واحدهای اجرایی به منظور منطقی نمودن اندازه نظام اداری دانشگاه
5-1-3- پیگیری اهداف و برنامههای مرتبط با اندازه دولت در زمینه نیروی انسانی در برنامههای توسعه
5-1-4- انجام بررسیهای لازم به منظور بهینه سازی ساختار، ترکیب و توزیع نیروی انسانی و ارائهی پیشنهادهای لازم به مراجع بالادست
5-1-5- انجام بررسیهای لازم بهمنظور کارسنجی و برآورد نیروی انسانی مورد نیاز با همکاری واحدهای ذیربط و چگونگی تامین آن از داخل دانشگاه
5-1-6- گرد آوری و جمع بندی آمار نیروی انسانی و اطلاعات اداری و مدیریتی و اطلاع رسانی در این زمینه
5-2- راهبری تحوّل سازمانی
5-2-1- بسترسازی، توانمند سازی و ایجاد فضای ترغیبی و تبلیغی مناسب و ایجاد عزم و باور برای تحقق عملی امر تحول در دانشگاه ( انتشار گاهنامه ی تحول اداری و بهرهوری و ...)
5-2-2- توسعه و ترویج مفاهیم تحول و انجام فعالیت های ستادی و پشتیبانی مربوط
5-2-3- مطالعه، برآورد و پیشنهاد بودجه و اعتبارات و منابع مورد نیاز طراحی و برنامههای نوسازی و ایجاد تحول سازمانی و توسعه و بهره گیری از فنآوری اطلاعات و اداری دانشگاه به مراجع ذیربط
5-2-4- نظارت و پیگیری اجرای مصوبات و بخشنامه هایی که در راستای ایجاد تحول سازمانی به تصویب مراجع ذیربط رسیده و ابلاغ گردیده است.
5-3-فنآوری اطلاعات
5-3-1- مدیریت امور فنآوری اطلاعات منابع انسانی (گردآوری، ساماندهی، ذخیره و نشر اطلاعات منابع انسانی در اشکال گوناگون با استفاده از ابزارهای مربوط ) در مدیریت اداری براساس اهداف، برنامهها و خطمشی های عمومی و نیازها، شرایط، امکانات و محدودیتهای دانشگاه
5-3-2- احصاء و اصلاح فرآیندها و اقدامات مربوط به فنآوری اطلاعات منابع انسانی در جهت افزایش قابلیت این مدیریت در ارائه خدمات گسترده، سریع، مطمئن و بیوقفه و تعامل شایسته تر با مراجعان
5-3-3- اجرای برنامههای ابلاغی معاونت توسعهی مدیریت سرمایه انسانی ریاست جمهوری در رابطه با فناوری اطلاعات منابع انسانی
5-4-ارزشیابی نیروی انسانی دانشگاه
5-4-1- انجام بررسیهای لازم در زمینه معیارها، شاخصها و روشهای ارزشیابی کارکنان دانشگاه
5-4-2- سنجش سطح انگیزش کارکنان و برنامهریزی لازم برای ارتقاء آن
5-4-3- بررسی و پیشنهاد طرحهای ارزشیابی و تشویق کارکنان دانشگاه
5-4-4- بررسی زمینهی موانع و مشکلات اجرایی و اثربخشی برنامههای ارزشیابی کارکنان
5-4-5- برنامهریزی و نظارت بر تعیین شاخصهای اختصاصی ارزیابی عملکرد واحدهای سازمانی دانشگاه
5-4-6- انجام اقدامات لازم برای ایجاد فرهنگ ارزشیابی کارکنان دانشگاه
5-5-توسعه مدیریت و امور مدیران
5-5-1- انجام مطالعات لازم به منظور استقرار نظامها و سبکهای مدیریت نوین برای انجام کارآمد وظایف اصلی دانشگاه
5-5-2- مطالعه و بررسی مستمر درخصوص نظامهای مدیریتی دانشگاه ( تصمیمسازی، تصمیمگیری، نظارت و کنترل، هماهنگی و ... )
5-5-3- برنامه ریزی و انجام اقدامات لازم برای شایستهسالاری در انتخاب مدیران و کارکنان
5-5-4- مطالعه و بررسی به منظور بهکارگیری رویکردها و روشهای نوین مدیریت در دانشگاه
5-5-5- انجام مطالعات، تنظیم طرحها و تهیه برنامههای مناسب درخصوص حسن مدیریت و امور مدیران دانشگاه در زمینههای انتخاب، انتصاب، ارتقاء، توسعه، آموزش، جبران خدمت و پاداشها، ارزیابی و تداوم خدمت آنان
6- شرح وظایف تفصیلی و عملیاتی :
6-1- هماهنگی و پیگیری تهیه برنامهی راهبردی دانشگاه
6-2- تهیه، تنظیم و مدیریت بانک اطلاعات تخصصی مدیران دانشگاه
6-3- برنامه ریزی و هماهنگی اجرای طرحهای اتوماسیون اداری در دانشگاه
6-4- بهره گیری از فناوری اطلاعات برای تحقق اهداف و برنامه های تحول اداری
6-5- بررسی، تجزیه و تحلیل و ساماندهی نیروی انسانی دانشگاه
6-6- بررسی و تحلیل پیشنهادات جابجایی نیروی انسانی درون حوزههای دانشگاه
6-7- بررسی وضعیت نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه بر اساس اختیارات تعریف شده با هماهنگی مراجع ذیربط
6-8- بررسی پیشنهادهای واصله از واحدهای مختلف دانشگاه در خصوص ایجاد، حذف و ادغام سطوح و پستهای سازمانی و ارائه پیشنهادهای اصلاحی لازم
6-9- مطالعه، بررسی و سنجش شیوههای ارزیابی عملکرد عملکرد فردی و گروهی و ارائه گزارشهای دورهای و موردی در این خصوص به مراجع ذیربط
6-10- اجرای ارزشیابیسالانهی کارکنان دانشگاه
6-11- پیگیری، هماهنگی و انجام تمام اقدامات لازم به منظور انتخاب کارمند نمونه در جشنواره شهید رجایی
6-12- جمع بندی گزارش عملکرد دورهای و مقطعی ادارات مختلف مدیریت اداری و ارسال به مراجع ذیربط
6-13- انجام وظایف دبیرخانهای کارگروهتحول اداری و بهرهوری، هماهنگی تشکیل جلسات و پیگیری مصوبات آن
6-14- انجام وظایف دبیرخانهای کارگروهدورکاری دانشگاه،هماهنگی تشکیل جلسات و پیگیری مصوبات آن
6-15- تهیه، تدوین و پیگیری چاپ و انتشار گاهنامهی تحول اداری و بهرهوری دانشگاه
6-16- جمعآوری اطلاعات و آمار و ارسال به مراجع ذیربط
6-17- همکاری با واحدهای مختلف، برای استخراج و تهیه جداول و نمودار دادههای مربوط به مدیریت اداری
6-18- بررسی و شناخت نارساییها و مشکلات دانشگاه در توسعهی مدیریت و سرمایهی انسانی و انعکاس آن به مراجع ذیربط
6-19- پیشنهاد، تهیه، تنظیم و ارائه دستورالعملهای اجرایی، بخشنامهها و ابلاغیهها در خصوص امور مرتبط به منظور تسهیل و تسریع امور جاری
6-20- پیگیری و نظارت بر اجرای برنامهها و طرحهای تحول و اصلاحات اداری، توسعهی فنآوری اطلاعات در نظام اداری و مصوبات شورای عالی اداری در دانشگاه و ارائه گزارش لازم به مراجع ذیربط
6-21- پیگیری و نظارت بر اجرای مصوبات دفتر تحول اداری وزارت علوم و تحقیقات و فناوری،در دانشگاه و ارائه گزارشهای لازم به مراجع ذیربط
6-22- پیگیری و نظارت بر اجرای مصوبات معاونت برنامهریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوریمرتبط با وظایف در دانشگاه و ارائه گزارشهای لازم به مراجع ذیربط
6-23- پیگیری و نظارت بر اجرای مصوبات معاونت توسعهی سرمایهی انسانی ریاستجمهوری مرتبط با وظایف در دانشگاه و ارائه گزارشهای لازم بهمراجع ذیربط
6-24- تهیه و پیشنهاد سیاستها و خطمشیهای اجرایی وزارت متبوع در رابطه با نظام مدیریت، سازماندهی و رفتار سازمانی در چارچوب اهداف و استراتژیهای کلان وزارتخانه و همگام با مقتضیات دانشگاه و زمان
[1]مصوبهی صدو یکمین جلسه مورخ 27/2/1382 شورای عالی اداری-- مصوبه شماره 4509/26075 مورخ 8/2/1381 هیات محترم وزیران -- مصوبه شماره 560/13 مورخ 25/2/1381 شورایعالی اداری --- بند 6 مصوبه شماره 776/ت28426 هـ مورخ 25/1/1382 هیات محترم وزیران -- مصوبه شماره 37943/1901 مورخ 6/3/1382 -- مادههای36، 55، 114، 115 و 116 قانون مدیریت خدمات کشوری